Provide very short answers to the following questions regarding office management, records, communication, trade, finance, and business.

यहाँ दिइएका प्रश्नहरूको समाधान तल प्रस्तुत गरिएको छ:

Group A: Very Short Answer Questions

१. कार्यालय व्यवस्थापन भनेको के हो ?
कार्यालय व्यवस्थापन भनेको संगठनका लक्ष्यहरू कुशलतापूर्वक प्राप्त गर्नका लागि कार्यालयका गतिविधिहरूलाई योजना बनाउने, व्यवस्थित गर्ने, निर्देशन दिने र नियन्त्रण गर्ने प्रक्रिया हो।

२. अभिलेख व्यवस्थापनको एक वाक्यमा परिचय दिनुहोस्।
अभिलेख व्यवस्थापन भनेको अभिलेखको सिर्जना, मर्मतसम्भार, प्रयोग र तिनीहरूको जीवनचक्रभरि व्यवस्थित नियन्त्रण गर्ने प्रक्रिया हो।

३. CEO को पुरा रूप लेख्नुहोस्।
CEO को पुरा रूप Chief Executive Officer हो।

४. सञ्चारको परिभाषा दिनुहोस्।
सञ्चार भनेको दुई वा सोभन्दा बढी व्यक्तिहरूबीच सूचना, विचार र भावना आदानप्रदान गर्ने प्रक्रिया हो।

५. वैदेशिक व्यापार भनेको के हो ?
वैदेशिक व्यापार भन्नाले विभिन्न देशहरूबीच वस्तु तथा सेवाको आदानप्रदानलाई बुझाउँछ।

६. वित्तीय अभिलेखका कुनै २ उदाहरण लेख्नुहोस्।

• नगद किताब (Cash Book)
• खाता (Ledger)

७. साझेदारी व्यवसायको एक वाक्यमा परिभाषा दिनुहोस्।
साझेदारी भनेको दुई वा सोभन्दा बढी व्यक्तिहरूले व्यवसायको नाफा वा नोक्सान बाँड्न सहमत भई सञ्चालन गर्ने व्यवसायिक संरचना हो।

८. असल पत्रका कुनै २ गुणहरु लेख्नुहोस्।

• स्पष्टता (Clarity)
• संक्षिप्तता (Conciseness)

९. दोहोरो लेखा प्रणाली केलाई भनिन्छ ?
दोहोरो लेखा प्रणाली एक लेखा विधि हो जहाँ प्रत्येक वित्तीय कारोबारको कम्तीमा दुई फरक खाताहरूमा बराबर र विपरीत प्रभाव हुन्छ।

१०. "एकको लागि सबै र सबैको लागि एक" कुन संगठनको नारा हो ?
"एकको लागि सबै र सबैको लागि एक" सहकारी संस्था (Cooperative Society) को नारा हो।

११. सभा वा सम्मेलनको एक वाक्यमा अर्थ लेख्नुहोस्।
सभा वा सम्मेलन भनेको साझा रुचि भएका व्यक्तिहरू विशिष्ट विषयहरूमा छलफल गर्न, जानकारी आदानप्रदान गर्न वा निर्णयहरू गर्नका लागि भेला हुने औपचारिक बैठक हो।

Group B: Short Answer Questions

१२. कार्यालय गठनका विभिन्न विधिहरु व्याख्या गर्नुहोस्।
कार्यालय गठनका विभिन्न विधिहरूले कार्यालयको संरचना र कार्यप्रणालीलाई परिभाषित गर्दछन्। मुख्य विधिहरू निम्न छन्:

• कार्यात्मक संगठन (Functional Organization): यस विधिमा, कार्यालयका गतिविधिहरूलाई कार्यको प्रकृति अनुसार समूहबद्ध गरिन्छ, जस्तै: उत्पादन, बिक्री, वित्त, मानव संसाधन आदि। यसले विशेषज्ञतालाई बढावा दिन्छ।
• उत्पादन/सेवा संगठन (Product/Service Organization): यस विधिमा, कार्यालयका गतिविधिहरूलाई उत्पादन वा सेवाको आधारमा समूहबद्ध गरिन्छ। प्रत्येक उत्पादन वा सेवाको लागि छुट्टै विभाग वा इकाई हुन्छ।
• भौगोलिक संगठन (Geographical Organization): यस विधिमा, कार्यालयका गतिविधिहरूलाई भौगोलिक क्षेत्र वा स्थानको आधारमा समूहबद्ध गरिन्छ। यसले स्थानीय आवश्यकताहरूलाई सम्बोधन गर्न मद्दत गर्दछ।
• ग्राहक-आधारित संगठन (Customer-based Organization): यस विधिमा, कार्यालयका गतिविधिहरूलाई विभिन्न ग्राहक वर्गहरूको आधारमा समूहबद्ध गरिन्छ। यसले ग्राहकहरूको विशेष आवश्यकताहरू पूरा गर्नमा ध्यान केन्द्रित गर्दछ।
• म्याट्रिक्स संगठन (Matrix Organization): यो कार्यात्मक र परियोजना-आधारित संगठनको संयोजन हो। कर्मचारीहरूले एकै समयमा कार्यात्मक प्रबन्धक र परियोजना प्रबन्धक दुवैलाई रिपोर्ट गर्छन्।

१३. अभिलेख व्यवस्थापनक चक्रको बारेमा वर्णन गर्नुहोस्।
अभिलेख व्यवस्थापन चक्रले अभिलेखको सिर्जनादेखि त्यसको अन्तिम निपटानसम्मका विभिन्न चरणहरूलाई वर्णन गर्दछ। यसका मुख्य चरणहरू निम्न छन्:

• सिर्जना/प्राप्ति (Creation/Receipt): यो चरणमा अभिलेखहरू सिर्जना गरिन्छन् वा बाह्य स्रोतहरूबाट प्राप्त गरिन्छन्।
• वितरण (Distribution): सिर्जना गरिएका वा प्राप्त गरिएका अभिलेखहरू सम्बन्धित पक्षहरूलाई वितरण गरिन्छन्।
• प्रयोग (Use): अभिलेखहरू व्यवसायिक कार्यहरूका लागि पहुँच गरिन्छन् र प्रयोग गरिन्छन्।
• मर्मतसम्भार/भण्डारण (Maintenance/Storage): अभिलेखहरू सुरक्षित रूपमा भण्डारण गरिन्छन् र आवश्यक पर्दा सजिलै पहुँचयोग्य बनाइन्छन्। यसमा फाइलिंग, अनुक्रमणिका र सुरक्षा समावेश हुन्छ।
• निपटान (Disposition): यो अन्तिम चरण हो जहाँ अभिलेखको आवश्यकता र कानुनी आवश्यकता अनुसार त्यसलाई स्थायी रूपमा अभिलेखालयमा राख्ने वा नष्ट गर्ने निर्णय गरिन्छ।

१४. वित्तीय साधनका श्रोतहरु वर्णन गर्नुहोस्।
कुनै पनि व्यवसाय सञ्चालन गर्न र विस्तार गर्नका लागि वित्तीय साधनहरू आवश्यक हुन्छन्। वित्तीय साधनका मुख्य स्रोतहरूलाई आन्तरिक र बाह्य गरी दुई भागमा विभाजन गर्न सकिन्छ:

• आन्तरिक स्रोतहरू (Internal Sources):

  • संचित नाफा (Retained Earnings): व्यवसायले कमाएको नाफाको त्यो अंश जुन शेयरधनीहरूलाई लाभांशको रूपमा वितरण नगरी व्यवसायमै पुनः लगानी गरिन्छ।
  • सम्पत्ति बिक्री (Sale of Assets): व्यवसायमा प्रयोग नभएका वा पुराना सम्पत्तिहरू बेचेर प्राप्त हुने रकम।
  • ह्रास कोष (Depreciation Funds): सम्पत्तिको मूल्य ह्रासका लागि छुट्याइएको रकम जुन पुनः लगानीका लागि प्रयोग गर्न सकिन्छ।

• बाह्य स्रोतहरू (External Sources):

  • इक्विटी पुँजी (Equity Capital): शेयरधनीहरूलाई शेयर जारी गरेर प्राप्त हुने रकम। यसमा साधारण शेयर र अग्रधिकार शेयर पर्दछन्।
  • ऋण पुँजी (Debt Capital): बैंक तथा वित्तीय संस्थाहरूबाट लिइने ऋण, डिबेन्चर, बन्ड र व्यापारिक ऋण (Trade Credit) जस्ता स्रोतहरूबाट प्राप्त हुने रकम।
  • अनुदान/सहायता (Grants/Subsidies): सरकार वा अन्य संस्थाहरूबाट प्राप्त हुने वित्तीय सहायता जुन फिर्ता गर्नुपर्दैन।